Plan de Contingencia de Capacitaciones Comunitarias 2020


Vivi Perez
Manager, Learning & Evaluation
August 5, 2020

Desde el año 2019 el equipo de Acercamiento a la Comunidad (AC) inició una etapa importante en la historia de Pencils of Promise (PoP) en Guatemala. Al integrarse al área de Evaluación y Aprendizaje (E&A), surgieron nuevas estrategias de trabajo con las comunidades puesto que, hasta el año 2019 se tenían reuniones comunitarias de carácter informativo con bajo involucramiento de padres de familia y líderes comunitarios para apoyar las acciones realizadas en las escuelas a través de los tres programas (WASH, Acompañamiento a Docentes e Infraestructura Escolar) y aplicar las acciones en casa. Por lo tanto, se inicia con la creación de una estrategia para desarrollar Capacitaciones Comunitarias que ayudarían a crear conciencia y participación directa de padres de familia para el alcance de objetivos organizacionales a largo plazo. 

A inicios del año 2020 se crea un Plan de Capacitaciones Comunitarias que pretendía llevarse a cabo con padres de familia, Organización de Padres de Familia (OPF) y Consejo Comunitario de Desarrollo (COCODE), realizando 2 capacitaciones presenciales durante cada año de intervención de los programas de PoP, concluyendo el proceso con un total de 6 capacitaciones. En estas reuniones se compartiría información básica sobre los 3 programas, lo cual permitiría fomentar prácticas en casa para lograr un círculo de participación y cambio de comportamientos integral. Sin embargo, tras los sucesos epidemiológicos de la pandemia COVID-19 y la suspensión de actividades escolares en los centros educativos del sector oficial, nos vimos en la necesidad de suspender las actividades planificadas y dejar en espera su seguimiento.

Photo description: Two community members and a group of students gather in front of a PoP-built classroom in Guatemala.
Photo credit: Amanda Brown

Debido a los sucesos descritos con anterioridad se diseña el Plan de Contingencia para Capacitaciones Comunitarias 2020, el cual nos permite seguir trabajando en la sostenibilidad a largo plazo e involucramiento de miembros comunitarios para lograr el cumplimiento de objetivos programáticos en nuestras comunidades de intervención a pesar de la situación global provocada por COVID-19. Para esto se toma en cuenta también las medidas y protocolos de prevención que PoP establece como seguridad institucional como, tiempo de regreso a comunidades, cantidad máxima de participantes por reunión y uso de equipo de sanitización.

Dentro de la nueva estrategia buscamos formas viables de mantener comunicación con Líderes Comunitarios y padres de familia, tomando como referencia la información recabada en las encuestas realizadas en el mes de mayo por el equipo de E&A. Esta información nos dio una mejor idea de los medios que pueden ser utilizados para compartir información relacionada a nuestros programas y recomendaciones sobre COVID-19; así como, las formas en que los líderes comunitarios pueden difundir y replicar esta información para que llegue a la mayoría de padres de familia de nuestras comunidades de intervención. 

El objetivo del plan de contingencia es establecer un conjunto de actividades, pasos y procesos que se alineen con la “nueva normalidad” durante y después de COVID-19 y lograr todo lo que sea factible del plan original. Es imprescindible para PoP que todos los equipos promuevan la sostenibilidad de la infraestructura escolar, y los programas WASH y Acompañamiento a Docentes después de tres años de implementación y que el conocimiento adquirido a través de los programas pueda extenderse al hogar.

DISEÑO DEL PLAN

Duración del plan

El plan de contingencia de Capacitaciones Comunitarias se implementará de junio a noviembre 2020. El plan se divide en las siguientes fases:

  • Fase de Planificación (junio – agosto) 
    • Plan y cronograma de actividades
    • Definición de contenido, materiales y metodología  
  • Fase de Ejecución y Monitoreo (julio – noviembre) 
    • Elaboración de materiales
    • Envío de Recomendaciones durante COVID-19 y seguimiento
    • Capacitación presencial #1 y seguimiento
    • Capacitación presencial #2 y seguimiento
    • Implementación de herramientas de evaluación
  • Fase de Cierre (noviembre)
    • Presentación de actividades y resultados a Programas
    • Evaluación interna del plan

Población objetivo

La población objetivo son 2 grupos de personas de las 30 escuelas beneficiadas con los tres programas educativos de PoP. Los 2 grupos objetivo son:

  • Grupo Directo: personas a quienes se les enviará información, participarán en capacitaciones presenciales y compartirán la información con el resto de miembros de la comunidad
    • Presidente de OPF
    • Presidente de COCODE
    • Director de la escuela
      • Nota: directores solo participa en capacitaciones presenciales (si desea)
  • Grupo Indirecto: quienes recibirán información (material ilustrativo) por medio de los líderes comunitarios
    • Padres de familia 
Photo description: A community member in Guatemala walks down a dirt path carrying leaves and branches.
Photo credit: Amanda Nicole Smith

Metodología de actividades

La metodología que se usará para la ejecución del plan de contingencia para Capacitaciones Comunitarias 2020 es la siguiente:

  • Envío de contenido “Recomendaciones durante COVID-19”
    • Durante los meses de agosto y septiembre se tendrá comunicación directa con los Líderes Comunitarios (COCODE y OPF) para enviarles información con recomendaciones sobre hábitos higiénicos, lectura en casa, medidas de prevención para evitar el contagio del COVID-19; y contenido que fomente el compromiso Comunidad/PoP hacia la educación. 
    • El contenido de recomendaciones se realizará en 5 envíos (3 ago – 11 sep)
    • El contenido será compartido de la siguiente manera:
      • Líderes con acceso a datos: WhatsApp (texto, imágenes y mensajes de voz)
      • Líderes sin acceso a datos: mensajes de texto SMS 
    • Los medios de difusión sugeridos a los líderes comunitarios para trasladar la información al resto de la comunidad son:
      • Uso de altavoces o bocinas
      • Aprovechar espacios en donde trasladen información comunitaria de carácter general (asambleas, reuniones o de casa en casa) 
      • Si tienen acceso a redes móviles; pediremos compartir las imágenes y mensajes recibidos con sus contactos en WhatsApp o Facebook
    • Notas: 
      • Estas recomendaciones se pueden enviar aunque las clases no hayan reiniciado en agosto
      • Se hará la aclaración que NO estamos solicitando que convoquen a asambleas o reuniones únicamente para trasladar esta información
  • Capacitaciones presenciales con líderes comunitarios (no más de 5 personas): 
    • Con el objetivo de presentar parte del contenido de la Capacitación Comunitaria #1 y #2, se realizarán reuniones presenciales con la participación de:
      • Presidente de OPF
      • Presidente de COCODE
      • Director o Directora del establecimiento (opcional)
    • Las reuniones deberán realizarse, de preferencia, en un lugar fuera de la escuela que permita cumplir con el distanciamiento social, uso de mascarillas y lavado constante de manos con agua y jabón (estas pueden ser en un salón comunal, campo deportivo, oficina o auxiliatura comunal, etc.) 
    • Durante las capacitaciones presenciales se entregará material impreso a líderes comunitarios, quienes (en sus posibilidades) distribuirán el material a los padres de familia de la comunidad.
    • Nota: si las restricciones del gobierno no nos permiten llevar a cabo las capacitaciones, entonces seguiremos usando Whatsapp y mensajes de texto para enviar la información.
  • Seguimiento a envío de información y capacitaciones:
    • Transcurridos de 8 a 15 días después del envío de recomendaciones y de cada reunión con líderes comunitarios, se realizarán llamadas de seguimiento para que los líderes puedan compartir el avance en la difusión de información y guías a padres de familia y obtener comentarios sobre la experiencia e impacto que logre la implementación de esta estrategia de traslado de recomendaciones a nivel comunitario. 
  • Evaluación
    • Al final de la ejecución de las capacitaciones se implementarán 2 herramientas de evaluación del proceso de implementación y efectos observados en líderes comunitarios y padres de familia, como grupo Indirecto. Formas de evaluación:
      • Grupos de enfoque con líderes y padres de familia
      • Entrevistas con docentes
        • Como parte del proceso anual de la subárea de Evaluación y Aprendizaje, en donde se puede agregar 1 o 2 preguntas en relación a Capacitaciones Comunitarias.

Este plan de contingencia es solo uno de los muchos ejemplos de cómo PoP continúa encontrando formas de avanzar en los esfuerzos programáticos y fortalecer relaciones confiables con los líderes de la comunidad. El futuro de los esfuerzos de PoP se centra en realizar mejoras en los programas ya exitosos de Acompañamiento a Docentes y WASH y extender el alcance a los hogares de los estudiantes para garantizar una sostenibilidad duradera. Estos son tiempos sin precedentes que han generado grandes desafíos, pero no han frenado a los equipos de PoP y el compromiso global es más fuerte que nunca.

Community Training Contingency Plan 2020

At the beginning of 2020, a Community Training Plan was created by the Community Engagement team in Guatemala at Pencils of Promise (PoP) and designed to be implemented in partnership with parents, the Parents’ Organization (OPF) and the Community Development Council (COCODE). PoP programs (i.e., Teacher Support and WASH) are implemented at a school for three consecutive years before being graduated and PoP’s Community Engagement team in Guatemala intends to conduct two face-to-face trainings during each year of the three years of intervention of PoP programs, totaling six trainings over the course of the engagement. The purpose of these meetings is to share basic information about programs, with the goal of encouraging reading and hygiene practices at home to achieve a full circle of participation and comprehensive behavior change. However, after the immediate impact of the COVID-19 pandemic and the suspension of school activities, PoP faced a need to suspend planned activities and put monitoring on hold. The school year in Guatemala begins in January and closes in October, posing a major challenge to the programmatic activities in response to COVID-19.

Recently a contingency plan was designed, which allows the PoP Community Engagement team to continue working on long-term sustainability and involvement of community members to achieve compliance with programmatic objectives despite the impact of COVID-19. This also takes into account the prevention measures and protocols that PoP establishes as institutional security, such as time to return to communities, maximum number of participants per meeting and use of sanitation equipment.

Photo description: Two community members and a group of students gather in front of a PoP-built classroom in Guatemala.
Photo credit: Amanda Brown

Within the new strategy, PoP looks for feasible ways to maintain communication with community leaders and parents, using information collected in the surveys carried out by the Learning & Evaluation team. This information established an understanding of ​​the platforms that can be used to share information related to our programs and recommendations on the COVID-19 response. It also offered insight into the ways in which community leaders can replicate this information so that it reaches the majority of parents in communities where PoP programs are offered.

The objective of the contingency plan is to establish a set of activities, steps and processes that align with the “new normal” during and after COVID-19 and accomplish all that is feasible from the original plan. It is imperative to PoP that all teams promote the sustainability of the school infrastructure, WASH and Teacher Support programs after three years of implementation and that the knowledge acquired through the programs can be extended to the home. 

PLAN DESIGN

Plan duration

The contingency plan will be implemented from June to November 2020 and is divided into the following phases:

  • Planning Phase (June – August)
    • Plan and schedule of activities
    • Definition of content, materials and methodology
  • Execution and Monitoring Phase (August – November)
    • Development of materials
    • Send recommendations on COVID-19 prevention (coupled with follow-up)
    • Face-to-face training # 1 and follow-up
    • Face-to-face training # 2 and follow-up
    • Implementation of assessment tools
  • Closing Phase (November)
    • Presentation of activities and results to Programs
    • Internal evaluation of the plan

Target population

The target population is two groups of people from the 30 schools that are beneficiaries of PoP programs. Two target groups are:

  • Direct Group: people who will receive information, participate in face-to-face training and share the information with other community members
    • OPF President
    • COCODE President
    • School principal
      • Note: directors only participate in face-to-face training (if wished)
  • Indirect Group: people who will receive information (illustrative material) through community leaders
    • Parents
Photo description: A community member in Guatemala walks down a dirt path carrying leaves and branches.
Photo credit: Amanda Nicole Smith

Activities

  • Sending digital content “Recommendations during COVID-19”
    • During the months of August and September, there will be direct communication with Community Leaders (COCODE and OPF) to send recommendations on healthy hygiene habits, reading at home and prevention measures to avoid the spread of COVID-19. Content that fosters Community / PoP engagement towards education will also be provided.
    • Recommendations will be distributed in 5 moments during a six week period (Aug 3 – Sep 11)
    • Content will be shared through the following channels:
      • Leaders with access to data: WhatsApp (text, images and voice messages)
      • Leaders without data access: SMS text message
    • Suggested means of dissemination for community leaders to pass the information on to the rest of the community are:
      • Playing messages over speakers
      • Taking advantage of spaces where they transfer general community information (assemblies, meetings or house to house visits)
      • Share the images and messages received with their contacts on WhatsApp or Facebook, if access to mobile networks are available
    • Notes:
      • These recommendations can be sent even if the classes have not restarted in August
      • It will be clarified that we are NOT requesting that they call assemblies or meetings solely to transfer this information
  • Face-to-face trainings with community leaders (no more than five people):
    • Two trainings with the participation of:
      • OPF President
      • COCODE President
      • School principal (optional)
    • The meetings should preferably be held in a place outside the school that allows compliance with social distancing, use of masks and constant washing of hands with soap and water (these can be in a community hall, sports field, office or auxiliary communal, etc.)
  • Printed materials will be delivered to community leaders, who (if possible) will distribute the material to parents in the community.
  • Note: if government restrictions do not allow us to hold the meetings, we will keep using WhatsApp and SMS text messages to send the information.
  • Follow-up:
    • A week after sending COVID-19 prevention recommendations and after each meeting with Community Leaders, calls will be made so that PoP can learn the impact achieved by the implementation of this strategy and record recommendations provided at the community level.
  • Evaluation
    • At the end of both trainings, two tools will be implemented to evaluate the implementation process and the impact observed among community leaders and parents:
      • Focus groups with leaders and parents
      • Teacher Interviews
        • As part of the annual L&E process, 1 or 2 questions can be added regarding Community Training

This contingency plan is just one of many examples of how PoP continues to find ways to advance programmatic efforts and evolve the trusted relationships with community leaders. The future of PoP’s efforts are focused on making improvements in the already successful Teacher Support and WASH programs and extending the reach into the homes of students to ensure lasting sustainability. These are unprecedented times that have yielded intense challenges, but it hasn’t slowed PoP teams down and the global commitment is stronger than ever.